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Die Anforderungen des § 147 AO
Nach § 147 AO Abs. 6 hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Aussenprüfung das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung durch Datenzugriff zu prüfen.
Dabei kann der Prüfer sich für eine der 3 folgenden Alternativen entscheiden:
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Unmittelbarer Datenzugriff
Mittelbarer Datenzugriff
Datenträgerüberlassung.
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Die ersten beiden Varianten sind praktisch im Paisy-Standard möglich, sofern man Lohn- und Zeitkonto lange genug vorhält - mit der Einschränkung, dass zur Zeit maximal 9 Jahre in Paisy gespeichert werden können.
Die Datenträgerüberlassung bedarf auf jeden Fall einer zusätzlichen Lösung. Aus heutiger Sicht wird die Datenträgerüberlassung die übliche Anforderung bei Aussenprüfungen sein. Die Prüfer der Finanzbehörden wurden mit Notebooks und der Software IDEA ausgerüstet und entsprechend geschult.
Diese Regelungen gelten für Prüfungszeiträume ab dem 01.01.2002. Details sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) veröffentlicht (BMF-Schreiben v. 16. Juli 2001). Darin ist auch festgelegt, dass der Steuerpflichtige mit den gespeicherten Unterlagen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über Dateistrukturen, Datenfelder sowie deren Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen muss.
Konsequenzen für die Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnungsstellen müssen damit rechnen, dass zukünftig ein Prüfer Dateien mit allen steuerlich relevanten Daten und die zugehörige Beschreibung auf CD verlangt.
Archivierung von Listen - sei es auf Papier, Microfilm oder in elektronischer Form - reichen jetzt nicht mehr aus.
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