ELENA startet am 01.01.2010! Am 01.01.2010 tritt das ELENA-Verfahren in Kraft. ELENA steht für ELektronischerEntgeltNAchweis. Ziel ist der sukzessive Aufbau eines Vorratsdatenbestandes aus der Entgeltabrechnung, um daraus später bei Bedarf die Endgeltbescheinigungen elektronisch zu generieren. Ab 2012 entfällt dann für die Arbeitgeber weitgehend die aufwendige Erstellung von Bescheinigungen und die Arbeitgeber kommen in den Genuss einer spürbaren Erleichterung durch das ELENA-Verfahren. Wir sind die Spezialisten für die Parametrierung von ELENA in PAISY. Wir hinterlegen das ELENA-Verfahren in ADP Paisy. ELENA steht für ELektronischer Entgelt NAchweis. ELANA wird von PAISY unterstützt. ELENA-Verfahren Das ELENA-Verfahren soll wie folgt ablaufen: * Der Arbeitnehmer beantragt bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) eine geeignete Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur, die den Spezifikationen des vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik erschaffenen eCard-API Frameworks entspricht. Ob die Anmeldung direkt erfolgen oder die Krankenkasse des Arbeitnehmers als Vermittlungsstelle fungieren soll, die auch die Meldung an die Registratur Fachverfahren (siehe unten) übernimmt, ist noch nicht entschieden. * Der Arbeitnehmer meldet die JobCard bei der so genannten Registratur Fachverfahren, einer zentralen öffentlich-rechtlichen Stelle, an. * Die Registratur Fachverfahren verknüpft die Identifikationsnummer (ID) des Zertifikates der als "JobCard" angemeldeten Chipkarte mit der Rentenversicherungsnummer des Arbeitnehmers. (Dieses Verfahren ist erforderlich, weil die Arbeitnehmerdaten bei der ZSS aus rechtlichen Gründen nicht unter der Rentenversicherungsnummer gespeichert werden dürfen, daher ist ein neues Speicherkriterium erforderlich.) * Unabhängig davon übermittelt der Arbeitgeber regelmäßig bestimmte Daten seines Arbeitnehmers an die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Die Übermittlung erfolgt ausschließlich in elektronischer Form. * Wird der Arbeitnehmer arbeitslos, so geht er mit seiner als "JobCard" angemeldeten Chipkarte zur zuständigen Agentur für Arbeit. Die Agentur für Arbeit fordert die Arbeitnehmerdaten bei der Zentralen Speicherstelle an. Die als "JobCard" angemeldeten Chipkarte des dann arbeitslosen Arbeitnehmers und die Signaturkarte des Agenturmitarbeiters dienen dabei der Legitimation der Beteiligten. * Hat die Zentrale Speicherstelle alle Informationen der anfragenden Stelle überprüft (berechtigte Stelle, berechtigter Sachbearbeiter, Einverständnis des Antragstellers/Arbeitslosen), übermittelt sie die angeforderten Arbeitnehmerdaten an die Agentur für Arbeit. * Die Agentur für Arbeit verarbeitet die Daten, indem sie beispielsweise anhand der Entgelthöhe die Höhe des Arbeitslosengelds berechnet. Um einen Missbrauch der zentral gespeicherten Daten zu verhindern, soll der Zugriff nur mit Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers erfolgen. Die Planungen sehen vor, dass die Zustimmung auf elektronischem Weg erklärt wird und der Arbeitnehmer seine Zustimmungserklärung elektronisch signiert. Für diese elektronische Unterschrift wird ein Zertifikat zur Erstellung von elektronischen Signaturen auf eine Signaturkarte hinterlegt. Das ELENA-Verfahren soll damit – zusammen mit der Signaturkarte der Arbeitsagentur – der "Schlüssel" zu den gespeicherten Arbeitnehmerdaten sein. Zugang zu bestimmten staatlichen Leistungen, für die Einkommens- und andere Beschäftigungsnachweise des Arbeitgebers notwendig sind – z. B. die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III. Betroffen sind rund 40 Millionen Arbeitnehmer. Kommuniziert wird mit der Arbeitsagentur, der Kindergeldstelle oder den Justizbehörden (z. B. für die Berechnung von Unterhaltszahlungen in Scheidungsfällen). Diese sollen auf die jeweils relevanten Daten zugreifen können. Behördenmitarbeiter können dem Konzept nach nur die für die beantragte Leistung erforderlichen Daten, die zudem für die jeweilige Behörde freigeschaltet sein müssen, abrufen. Die JobCard war Teil des Aktionsprogramms Informationsgesellschaft Deutschland 2006 der rot-grünen Bundesregierung unter Gerhard Schröder. Das JobCard-Konzept geht auf einen Vorschlag der so genannten Hartz-Kommission und auf Forderungen von Arbeitgeberverbänden zurück. Danach sollen bestimmte Arbeitnehmerdaten, die für die Entscheidung über Ansprüche auf Arbeitslosengeld und andere Leistungen benötigt werden – beispielsweise über Beschäftigungszeiten und Höhe des Entgelts – zukünftig befristet bei einer zentralen Stelle gespeichert werden. Die Agenturen für Arbeit könnten dann bei Bedarf unmittelbar auf diese Daten zugreifen. Eine Anfrage beim jeweiligen Arbeitgeber würde sich erübrigen. Zudem müssten die Arbeitgeber die Bescheinigungen nicht mehr archivieren und die bislang bei der Datenübermittlung entstehenden Medienbrüche würden vermieden. Die Aufgaben umfassen primär folgende Maßnahmen: Laufende Betreuung und Pflege der Anwendungen (ergänzend zu den Wartungsverträgen mit den Herstellern). Der Schwerpunkt der PHILIPPI GmbH im Bereich Personal liegt auf Einführung und Betreuung von Anwendungen der Zeitwirtschaft/des Zeitmanagements mit der ATOSS Software. In der Beratung und dem Support rund um PAISY-Anwendungen (Entgeltabrechnung) Personalreporting: {Personalstand/-veränderungen, Qualifikation, Vollmachten, Belegschaftsstruktur, Alterstruktur, Entgeltstruktur, Abwesenheiten, Urlaubsplanung, Mehrarbeitzeitkonten, Firmenfahrzeuge usw. } {Das Reporting basiert auf einem Personaldatawarehouse (SQL-Datenbank) und leistungsfähigen Auswertungstools (Methoden des Business Intelligence; IBM COGNOS Software). In diesem Datawarehouse werden die Daten unterschiedlicher operativer Systeme zusammengeführt und in eine Anwendersicht transformiert, so dass der Personaler seine Strukturen abgebildet sieht.} Die PHILIPPI GmbH ist seit 25 Jahren in diesem Umfeld tätig. Die Betreuung bezieht sich auf folgende HR-Anwendungen Entgeltabrechnung (PAISY) Zeitwirtschaft (ATOSS) Zeit- und Spesenabrechnung Kundendienst (ATOSS, COGNOS BI, Eigenentwicklung). Personalreporting (Auswertungen aus dem Personaldatawarehouse) Rationalisierung der Abläufe im Personalwesen Die Prozessoptimierung kann sowohl Effekte in der Personalabteilung als auch bei jedem einzelnen Beschäftigten erzielen. Typische Beispiele sind ein elektronisches Verfahren für Beantragungen und Genehmigungen (Urlaub, Korrekturen) im Rahmen der Zeitwirtschaft oder die Zusammenfassung von Abrechnungsläufen oder eStatistik. Kostensenkung bei den HR-Anwendungssystemen Speziell die Übertragung der IT-Administration/-Support für die HR-Anwendungen an einen Dienstleister führt in vielen Unternehmen zu Einsparungen, da man kein eigenes Know How vorhalten muss, sondern an den Experten partizipieren kann. Leistungsfähiges Personalreporting Gerade in der Krise sind aussagekräftige Informationen über das Personal und den Produktions- und Erfolgsfaktor Arbeit entscheidend für die Unternehmensführung. Wir sind auf die HR Anwendungen PAISY und ATOSS spezialisiert. Unsere Qualität und Professionalität gewährleistet Ihnen anspruchsvolle und effiziente Lösungen.